Comment appliquer la TVA dans la facture électronique saoudienne étape par étape

Depuis l’application du système de facture électronique (Fatoorah) en Arabie saoudite, chaque propriétaire d’entreprise doit prêter attention aux détails de la TVA dans la facture numérique. Beaucoup d’entrepreneurs pensent que le processus consiste simplement à saisir le taux de 15 % et à le valider, mais la réalité exige une plus grande précision, surtout lorsque la facture inclut des remises ou plusieurs services.

Quelle est la différence entre la facture traditionnelle et la facture électronique ?

Dans la facture papier, vous pouviez modifier ou annuler manuellement le champ de la TVA, tandis que dans la facture électronique, toute modification nécessite une documentation dans le système, et aucune omission n’est acceptée. La facture électronique est envoyée directement à la plateforme Zakat et Impôt et stockée dans une base de données centrale, ce qui signifie que toute erreur apparaîtra immédiatement dans vos déclarations fiscales.

Première étape : s’inscrire sur la plateforme Fatoorah

Avant de commencer tout calcul, vous devez enregistrer votre entreprise ou votre activité individuelle sur le site de l’Autorité du zakat et de l’impôt. Le processus d’inscription comprend le téléchargement d’une copie du registre commercial, du numéro de sécurité sociale, et la définition du type d’activité (services, biens, ou les deux). Après approbation, vous obtenez un compte Fatoorah et pouvez accéder au tableau de bord.

Deuxième étape : configurer le modèle fiscal dans le système

Le tableau de bord comporte de nombreuses sections, mais la plus importante est la section « Paramètres de la facture ». Vous y définissez :

• Le taux de TVA (actuellement 15 %).
• Si votre activité est soumise à une exonération ou à un taux réduit (par exemple, les services médicaux de base).
• La méthode de calcul de la remise (avant ou après la TVA).

Assurez-vous de choisir « Calculer la TVA avant la remise » si votre activité applique des remises avant le calcul de la TVA, sinon choisissez « TVA sur le montant net ».

Troisième étape : remplir les données de la facture

Lors de la création d’une nouvelle facture, un formulaire apparaît contenant les champs de base : nom du client, numéro de registre commercial, date de la facture, et description des services ou des biens. Les deux champs les plus importants pour vérifier la justesse de la TVA sont :

• Montant soumis à la TVA (Taxable Amount) : c’est le prix initial avant toute remise.
• Valeur de la TVA (VAT Amount) : calculé automatiquement selon le taux sélectionné.

Exemple pratique : si vous fournissez un service de conseil d’une valeur de 1 000 riyals, et que vous ajoutez une remise de 10 % pour un client fidèle, l’équation est la suivante :

Montant après remise = 1 000 × (1 ‑ 0,10) = 900 riyals.
Valeur de la TVA = 900 × 0,15 = 135 riyals.
Montant total = 900 + 135 = 1 035 riyals.

Si vous choisissez « TVA avant remise », vous calculez d’abord la TVA sur 1 000 riyals (150 riyals), puis vous appliquez la remise sur le total (1 150 ‑ 115 = 1 035). Le résultat est identique, mais la méthode de calcul apparaît clairement dans la facture.

Quatrième étape : vérifier les champs obligatoires

Le concept de « champ obligatoire » diffère entre la facture papier et la facture électronique. Fatoorah exige l’ajout de :

• Le numéro de facture séquentiel (Invoice Number) – qui ne doit jamais se répéter.
• Le code du pays (SA) et le numéro de registre commercial de l’émetteur.
• Le numéro d’identification fiscale (Tax Identification Number) si l’activité est soumise à la TVA.

Assurez-vous de les remplir avec précision, car toute omission entraînera le rejet de la facture dans le système de paiement.

Cinquième étape : tester la facture avant l’envoi

Avant d’envoyer la facture au client, utilisez le bouton « Aperçu » dans le tableau de bord Fatoorah. Une version PDF s’affichera, montrant tous les champs, y compris la TVA. Vérifiez les chiffres, surtout si la facture comporte plusieurs postes (comme des produits + des services). Pour chaque poste, le montant soumis à la TVA doit être clair, et la TVA appliquée selon le même taux.

Sixième étape : envoyer et enregistrer la facture dans les registres

Après validation, cliquez sur « Envoyer ». La facture est envoyée au client par courriel et enregistrée automatiquement dans la base de données. Le système génère un numéro de référence (Reference ID) que vous pouvez utiliser dans vos registres comptables pour suivre la facture.

Erreurs courantes et comment les corriger

1. Saisie d’un taux de TVA incorrect : veillez toujours à ce que le taux soit à jour selon les directives de l’Autorité du zakat et de l’impôt. Toute modification du taux (comme une réduction temporaire) doit être mise à jour dans les paramètres du modèle.

2. Configuration incorrecte de la remise : si vous appliquez la remise après la TVA, vous calculerez la TVA sur un montant supérieur à la réalité. Assurez-vous de choisir la méthode de remise dans les paramètres selon vos politiques.

3. Omission du numéro de TVA du client : dans les transactions interentreprises, le client doit fournir son numéro d’identification à la TVA pour faciliter le remboursement. L’absence de ce numéro peut entraîner le rejet de la facture.

4. Multiplicité des devises : si vous acceptez des paiements en devise étrangère (par exemple, le dollar), vous devez convertir le montant en riyal avant de calculer la TVA, et afficher le taux de change sur la facture.

Comment déclarer la TVA dans la déclaration fiscale mensuelle ?

Après la clôture de chaque mois, enregistrez sur la plateforme TVA toutes les factures émises et reçues. Le système calcule automatiquement le montant net de TVA due (TVA à payer) en soustrayant la TVA payée sur les achats de la TVA perçue sur les ventes.

Exemple illustratif : en mars, vous avez perçu 30 000 riyals de TVA sur vos ventes, et vous avez payé 12 000 riyals de TVA sur vos achats. Le montant net de TVA dû est de 18 000 riyals. Ce montant est enregistré dans la déclaration et payé durant le délai imparti (généralement le 15 du mois suivant).

Conseils pour éviter les pénalités

• Conservez une copie électronique de chaque facture dans votre système pendant au moins cinq ans.
• Examinez les rapports de facture chaque semaine pour vous assurer de l’absence d’erreurs dans les valeurs de TVA.
• Utilisez un logiciel de comptabilité intégré à Fatoorah (comme Odoo ou Zoho) pour réduire la saisie manuelle des données.

Conclusion

Intégrer la TVA dans la facture électronique ne consiste pas simplement à ajuster un taux. Cela exige une compréhension claire des étapes, de l’inscription sur Fatoorah à la configuration du modèle, puis à la vérification et à l’envoi de la facture. En suivant ce guide pratique, vous vous assurez que chaque facture est valide, et vous évitez les erreurs pouvant entraîner des sanctions ou un retard dans le remboursement de la TVA.